KLUBPLAN FOR SPORTSRIDEKLUBBEN SILKEBORG

Formålet med denne klubplan er at synliggøre bestyrelsens og udvalgenes arbejde overfor klubbens medlemmer og andre interessenter. Den skal fungere som et redskab for bestyrelsen og udvalgene til at arbejde systematisk og struktureret med de mål og indsatser, som klubbens bestyrelse mener er vigtige for at SPS kan opfylde medlemmernes ønsker og krav.

VÆRDIER FOR SPS

SPS er en hyggelig, lærerig rideklub og et rart sted at være, dette viser sig ved:

• at vi har veludannede trænere til både spring og dressur
• at kreativitet og humor præger hverdagen
• at vi værdsætter forskellighed
• at vi sætter sikkerheden i stalden og på ridebanen meget højt
• at vi er en rideskole med god sportsånd og oplevelser for alle
• at vi er interesseret i at introducere og indsluse nye ryttere i klubben
• at medlemmerne og personale er åbne og viser respekt for hinanden

BESTYRELSEN

Sportsrideklubben Silkeborg er i 2023 organiseret som følger:

• Formand - Trine Storgaard - tlf. 30595058
• Næstformand - Janne Kjær Nielsen - tlf. 29932078 
• Kasserer og sekrætær - Dorte Calmann-Hinke - tlf. 25196336
• Medlem - Christina Bjerregaard - tlf. 20964783
• Medlem - Melissa Kristiansen
• Suppleant - Pia Wils - tlf. 42306119
• Suppleant - Rasmus Møller Jensen

Den samlede bestyrelse holder møde hver / hver anden måned.

Den overordnede ledelse af SPS tegnes af forretningsudvalget, der skal bestå af formanden, kasserer og ejer af SPS. Næstformanden er også velkommen, hvis næstformanden ønsker det.

Bestyrelsens opgaver og ansvarsområder beskrives her:
 

• Formand
  • Den overordnede ledelse af bestyrelsen
  • Medlem af forretningsudvalget
  • Ansvarlig for bestyrelsesmøder
    • Indkaldelse til bestyrelsesmøder
    • Udarbejdelse af dagsorden + referat af bestyrelsesmøderne
    • Mødeleder ved bestyrelsesmøder
  • Ansvarlig for indkaldelse til og ledelse af Generalforsamlingen
  • Kontakt til det offentlige
  • Kontakt til Dansk Ride Forbund (DRF)
  • Distriktsrådsrepræsentant
  • Kontakt til pressen
  • Modtager SPS post fra DRF og kommunikerer ud til resten af bestyrelsen
  • Bestyrelsens kontaktperson til det/de udvalg formanden er i 
     
• Næstformand
  • Deltage i bestyrelsesmøder
  • Stedfortræder for formanden
  • Evt. medlem af forretningsudvalget
  • Bestyrelsens kontaktperson til det/de udvalg næstformanden er i
     
• Kasserer
  • Deltage i bestyrelsesmøder
  • Medlem af forretningsudvalget
  • Ansvarlig for bogholderi & årsregnskab
  • Ansvarlig for opkrævninger af kontingenter og undervisning
  • Ansvarlig for betalingssystemet
  • Ansvarlig for rettidig betaling af løn og fakturaer
  • Ansvarlig for tilskud fra kommunen
  • Økonomisk rapportering til bestyrelsen
  • Modtager SPS post (dog ikke fra DRF) og kommunikerer ud til resten af bestyrelsen
  • Bestyrelsens kontaktperson til det/de udvalg kasseren er i 
     
• Sekretær 
  • Bestyrelsemøder
    • Deltage i bestyrelsesmøder
    • Modtage punkter til dagsorden og udsende dagsorden til bestyrelsesmøder (hvis det ikke er hos formanden)
    • Skrive referat ved bestyrelsesmøder (hvis det ikke er hos formanden)
    • Udsende referat til bestyrelsen
  • Generalforsamling
    • Skrive referat ved generalforsamlingen
    • Udsende referat af generalforsamlingen til bestyrelsen
    • Ansvarlig for let forplejning til generalforsamlingen
  • Hjælpe webmaster med opdateringer til hjemmesiden
  • Bestyrelsens kontaktperson til det/de udvalg sekretæren er i 
     
• Medlem
  • Deltage i bestyrelsesmøder
  • Servicerer med diverse opgaver i betryrelsen
  • Repræsentanter i diverse udvalg
  • Bestyrelsens kontaktperson til det/de udvalg medlemmet er i 
     
• Suppleanter
  • Valgfrit om de vil deltage i bestyrelsemøder (ej krav)

Opgaverne kan deles anderledes, hvis bestyrelsen finder det mere relevant

UDVALG I SPS

Der skal være et bestyrelsesmedlem i alle udvalg, som referere om status og igangværende opgaver i de respektive udvalg på bestyrelsesmøderne. Nye tiltag i udvalgene skal som udgangspunkt godkendes i bestyrelsen inden de må implementeres.

Det enkelte udvalg skal aflægge regnskab til kasserern for hvert arrangement, som fremlægges i forretningsudvalget. Et bestyrelsesmøde kunne være et fint forrum til det, så hele bestyrelsen orienteres herom. Som udgangspunkt forventes det, at alle arrangementer løber rundt.

Som udgangspunkt har det enkelte udvalg ingen økonomiske beføjelser og alle mindre udgifter (op til kr. 1.000,-) skal derfor godkendes af kasserern. Udgifter større end dette skal godkendes af forretningsudvalget.

Udvalgene skal så vidt muligt afvikle arrangementer i henhold til årskalenderen
 

Forretningsudvalg

Består af formand, kasserer og ejer af SPS - samt evt. næstformanden

Ansvars- og arbejdsområder:

• Forretningsudvikling
• Markedsføring
  • Kommunikation (medier)
    • Hjemmeside
    • Nyhedsbreve
  • Kontakt til pressen
    • MJA (aktiviteter / stævner)
  • Sociale medier
    • Facebook
    • Instragram
    • Opslag / Plakater
• Kontakt til det offentlige
• Kontakt til DRF
• Deltagelse i repræsentantskabsmødet
• Årsregnskab
• Årsberetning til generalforsamlingen
• Ansættelseskontrakter
• Lejekontrakt
• GDPR
• APV
• Budgetopfølgning - omsætning + medlemstal
• Priser på undervisning
• Afregning til Frank
  • Leje af heste
  • Leje af lokaler
  • Provisions løn
  • Kørepenge
• Struktur i undervisningen
• Grundfos

Stævneudvalg

Frank Kejlberg - tlf. 20161726
Melissa Kristiansen
Kristoffer Kejlberg - tlf. 20441989
Janne Kjær Nielsen - tlf. 29932078

Stævneudvalget har det overordnede ansvar i forbindelse med stævneafvikling

Ansvars- og arbejdsområder:

• Planlægning og afholdelse af alle stævner
  • Fastsættelse af terminer og stævner
  • Herunder udarbejdelse af propositioner og programmer
  • Information om stævne til cafeteria- og baneudvalg
• Sekretatiatsopgaver
  • Oprette stævner på GO
  • Oprette stævner på Equipe
  • Finde dommere
  • Finde sekretariatshjælpere
  • Finde hjælper til dommertårn
  • Ansvarlige for sekretariatet under stævneafvikling
    • Byttepenge
    • Rosetter
    • Ærespræmier
    • Kontorartikler
  • Klargøring/rengøring af sekretaiat og dommertårn før og efter stævnet
• Breddeaktiviteter
• Sponsorstævner / højdespringning
   

Til stævner

• Finde banepersonale - også til opvarmning
• Parkering
  • Finde hjælpere til parkering
  • Sætte skilte op vedr. parkering
  • Afmærkning til græsplænen (have)
• Opbygning af bane
  • Hente spring til banen
  • Finde hjælpere til opbygning af banen
  • Harvning af bane (indendørs)
  • Banepynt
    • Aftale med planteskole om lån og afhentning / aflevering
  • Flag til start og mål
  • Tjek at alle nummerskilte er der
  • Tidstagningsudstyr i orden - bestilles, afhentes og afleveres (Distriksstævner)
  • Flag op langs banen - udendørs
• Skilt op til F. L. Schmidts Vej + afhentning igen
• Nedtagning af banen
  • Alle ting skal lægges på plads igen ....
• Banen skal harves (indendørs)

Cafeterieudvalg

Frank Kejlberg - tlf. 20161726
Kristoffer Kejlberg - tlf. 20441989

Cafeteriet skal være åbent 1 time før første start og 30 min efter sidste start.

Ansvars- og arbejdsområder:

• Driften af udendørscafeteriet
  • Rentabelt salg
  • Indkøb
  • Bemanding af cafeteria under arrangementsafvikling - i samarbejde med Stævneudvalget
  • Finde kagebagere
  • evt. lave lasagne, frikadeller, pølsehorn m.m.
  • Klargøring/rengøring af cafeteria før og efter stævnet
  • Prislister
  • Indkøb af engangsservice
  • Holde orden i container
  • Betjene sekretariat, dommertårn, banepersonale og opvarmning under stævnet
• Udarbejdelse af drejebog for cafeteriet

Vedligeholdelesudvalg

Melissa Kristiansen
Kristoffer Kejlberg - tlf. 20441989
Mette Schnedler - tlf. 23800796
Anne Marie Olesen - tlf. 20346673
Christina Bjerregaard - tlf. 20964783
Mette La Cour - tlf. 52184856
Carina Fisker - tlf. 29607670
Christina Hedal - tlf. 22450093

Vedligeholdelsesudvalget refererer direkte til Frank Kejlberg

Ansvars- og arbejdsområder:

• Hegn omkring springbanen
• Barrierer
• Bygninger ved udendørsbanen
• Græsslåning på udendørsbanen
• Diverse projekter
• Afvikling af arbejdsdage

Springmaterial:

• Maling af spring
  • Ansvarlig for maling, pensler m.m., samt oprydning efter maling
  • Ansvarlig for rengøring af pensler
  • Ansvarlig for køb af maling
  • Maling skal opbevares i container under Rockwool-madras i vinterhalvåret
• Reparation af spring
• Nedpakning af springmateriale på udendørsbanen
   

Juniorudvalg

Trine Storgaard - tlf. 30595058
Sara Storgaard - tlf. 42193275

Juniorudvalget vil kunne blive tildelt opgaver fra forretningsudvalget.

Overskydende varer kan gemmes i containeren

Ansvars- og arbejdsområder:

• Afvikling af fastelavn, påske- og julearrangementer
  • Juleafslutning afvikles i samarbejde med Frank & Morten
• Juleklip
• Videoaftener
• Spilleaftener
• Coca Cola party m.m.
• Elev-weekender
• Og meget andet
   

Aktivitets- og festudvalg

Melissa Kristiansen
Kristoffer Kejlberg - tlf. 20441989
Rebekka Kejlberg - tlf. 20160629
Mette Schnedler - tlf. 23800796
Else Marie - tlf. 22129386
Tanja Rostok - tlf. 40846234
Mette Overgaard - tlf. 23484899

Ansvars- og arbejdsområder:

• Vinsmagning
• Skt. Hans
• Høstfest/julefrokost
• Bowling
• Ridetur i skoven
• Jule- & Påskebanko
• Tur til travbanen m.m.
• Tur til Christmas Show, Herning (Hingstekåring) m.m.
• Og meget andet
   

Kursusudvalg

Trine Storgaard - tlf. 30595058
Sara Storgaard - tlf. 42193275

Kursusudvalget kan understøtte aktivitets- og fest & juniorudvalget

Ansvars- og arbejdsområder:

Undervisning i:

• Hestens Værns Mærker (strigle og pudse)
• DRFs Intromærker 
• DRFs Ryttermærker
• Opsadling
• Sikkerhedskursus på SPS